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Dateninformationssystem nun verfügbar

Veröffentlicht von Klaus Werner Kahl am 16.12.2018
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Projekt „Netzwerk Heimatverein Digital“

Projekthintergrund

Üblicher Weise haben Heimatvereine Unmengen an Dokumenten, Fotos und Gegenständen, die in Aktenordnern, Alben und Lägern untergebracht sind. Häufig kennen sich nur eine, vielleicht zwei Personen aus, wo was zu finden ist. Zudem sind verschiedene Programme im Einsatz, um die verschiedenen Aufgaben zu bewältigen. Der Heimatverein Riesenbeck hat daher im Jahr 2012 damit begonnen, eine zunächst auf die eigenen Belange zugeschnittene Datenbank mit folgenden Zielen selbst zu entwickeln:

  • Ganzheitliche digitale Lösung statt mehrerer Insellösungen
  • leichte Bedienung
  • Erfassung und Darstellung aller relevanten Daten der Orts- und Familienforschung, der Denkmalpflege, des Museumswesens, der Kultur- und Brauchtumspflege, der Bibliothek und aller Fotos in digitaler Form
  • Vermeidung von Doppelerfassungen
  • barrierefreie Vernetzung relevanter Informationen untereinander
  • schnelles Auffinden von Informationen
  • Zugriff für mehrere Benutzer auch von zuhause aus
  • Minimale Installations- und Betriebskosten
  • zweckmäßiges Datensicherungskonzept
  • Einhaltung der gültigen Datenschutzbestimmungen.

Derzeit arbeiten bis zu 20 Personen des Heimatvereins z.T. gleichzeitig mit der Datenbank. Parallel digitalisieren einige Mitglieder alte Papierfotos, Negative und Dias. Alle Museumsgegenstände sind inzwischen digital fotografiert. Die Digitalisate erhalten Schlagworte, die beim Einlesen in die Datenbank ausgelesen und damit bei der Suche auffindbar sind.

Ziel ist es, die Datenbank und deren Inhalte auch anderen Heimatvereinen zur Verfügung zu stellen, um letztlich ein (deutschlandweites) Heimatvereins-Netzwerk aufzubauen. So sollen Informationen verfügbar und sinnvoll untereinander verknüpft werden. Damit lassen sich insbesondere die Ortsgeschichts- und Familienforschung auf eine sehr breite Basis stellen, vereinfachen und wesentlich beschleunigen.

Digitalisierung

Für die Digitalisierung verwendet der Heimatverein Riesenbeck ein DIN A4 Flachbett- und einen Handscanner, einen DIN A3 Kopierer mit Datenübertragung zum PC und digitale Fotoapparate. Insbesondere auch durch den Kopierer lassen sich Akten per automatischem Papiereinzug extrem schnell digitalisieren und als digital lesbare Dokumente speichern. Hierdurch sind sie auch in umfangreichen Dokumenten sehr schnell Informationen finden. Zudem hat die Digitalisierung den Vorteil, dass z.T. sehr alte, empfindliche Dokumente nach dem Digitalisieren sicher archiviert und trotzdem allen Benutzern als Digitalisat beliebig oft angesehen oder ausgedruckt werden können.

Digitalisiert sind bislang u.a. alle Museumsgegenstände (rund 1.200), mehr als 3.500 Totenzettel, ca. 10.000 Papierfotos, Negative und Dias, rund 1.000 Prospekte von Landmaschinen und Werbung etlicher Unternehmen, einige Haus- bzw. Hofesakten, sowie die Titelseiten und die Inhaltsverzeichnisse einiger hundert Bücher und Zeitschriften.
Dank des Projektes gibt es inzwischen eine sehr rege Orts- und Familienforschungsgruppe mit Personen ab 50 Jahren (für Heimatvereine relative junge Leute). Zudem nutzt der Fachbereich Museumswesen die Datenbank für die Inventarisierung, die Informationssammlung über die Exponate und derzeit für die Neugestaltung der Ausstellung des vereinseigenen Landmaschinen-Museums.

Jeder, der sich für die Digitalisierung z.B. von Totenzetteln, alten Prospekten, von Fotos und privaten Nachlässen interessiert, ist herzlichst willkommen. Besonders bieten wir Spezialisten für die Bearbeitung beschädigter Fotos und auch damit jungen Menschen ein reiches Betätigungsfeld.

Projektunterstützer

In dem Projekt arbeiten derzeit bis zu 20 Personen des Heimatvereins Riesenbeck ehrenamtlich. Die Programmierung erfolgt mit Hilfe eines Dienstleisters. Finanziell unterstützten die Kreissparkasse Steinfurt, der Kreisheimatbund Steinfurt, die Fa. Saertex in Saerbeck, der Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land, die Fa. Elektro Beermann in Riesenbeck sowie die VR-Bank Kreis Steinfurt das Projekt.
Nach einer bereits erfolgten intensiven Schulung beginnen die Heimatvereine Altenberge, Greven und Laer im Januar 2019 mit ihrer Arbeit in dem Dateninformationssystem „Heimatverein Digital“. Im Februar vernetzt sich der Heimatverein Vorhelm in dem System.

Geplant sind regelmäßige Anwendertreffen zur Optimierung der Datenbankfunktionen und der Förderung des Informationsaustausches hinsichtlich heimatkundlicher Informationen.

Nachhaltigkeit

Das Projekt ist ohne Zeitbegrenzung für die Zukunft ausgerichtet, Speicherplatz auf einem externen Sever lässt sich nahezu unbegrenzt mieten. Die Datensicherung erfolgt automatisch seitens des Dienstleisters. Das Interesse an der Nutzung des Datenverbundsystems ist im Kreis Steinfurt (bisher wurde nur in diesem Gebiet informiert) sehr groß. Nach Abschluss der Projektphase mit den Heimatvereinen Riesenbeck, Altenberge, Greven und Laer soll die Datenbank für alle interessierten Heimatvereine ab Februar 2019 nutzbar sein.

Kosten für das Datenbankprogramm selbst entstehen nicht, da die Vorarbeiten in fünfjähriger gemeinnütziger Arbeit vom Heimatverein Riesenbeck erfolgten und die Kosten für die Programmierung über Eigenmittel des Heimatvereins und Spenden finanziert wurden. U.a. unterstützt der Kreisheimatbund Steinfurt das Projekt mit erheblichen Mitteln.
Dem Heimatverein fließen keinerlei Gelder seitens der Nutzer zu. Da die Heimatvereine als Nutzer dem IT-Dienstleister nur eine einmalige Einrichtungs- und Schulungsgebühr (ca. 550€) sowie die laufenden Kosten (für 20 Nutzer monatlich insgesamt 20€ für Speicherplatz, Leitungsgebühren, Service) entrichten müssen, ist die Nutzung der Datenbank extrem preiswert und stellt keine Hürde für die Nutzung dar. Zudem wurde eine sehr einfache selbsterklärende Bedieneroberfläche geschaffen und auf englische Begriffe durchweg verzichtet, um auch jedem Nutzer einen sprachlich barrierefreien Zugang zu ermöglichen.

Von unschätzbarem Wert ist die Möglichkeit von zuhause aus mit dem eigenen auf alle Daten zugreifen und auch Daten eingeben zu können. Damit entfallen Wegekosten und –zeiten und der Heimatverein benötigt keine weiteren PCs für die Anwender. Außerdem kann jeder Anwender ganz nach seinen zeitlichen Möglichkeiten in der Datenbank arbeiten.

Zielgruppe für die Datenbank sind alle Heimat- und Geschichtsvereine im deutschsprachigen Raum. Je mehr Vereine in dem Netzwerk arbeiten, je größer ist der Nutzen für jeden einzelnen, aber vor allem auch für alle anderen Vereine, vorrangig in Bezug auf heimatkundliche Belange wie die Ortsgeschichts- und Familienforschung.

Bewertung des Projektes

Der Heimatverein Riesenbeck hat sich mit diesem Projekt um den Engagementpreis NRW 2019 beworben, der von der Landesregierung NRW und der Stiftung Naturschutz-, Heimat- und Kulturpflege ausgelobt wird. Das Projekt „Heimatverein Digital“ wurde aus 90 Bewerbungen als eines von zwölf vorbildlichen Vorhaben ausgewählt.

Zugang zu "Heimatvberein Digital"

Die Nutzung des Dateninformationssystems darf nur zu Forschungszwecken und nicht zu kommerziellen Zwecken erfolgen. Es steht nur nachweislich gemeinnützigen Geschichts- und Heimatvereinen zur Verfügung. Anfragen können über info(at)heimatverein-riesenbeck(dot)de gestellt werden.

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